Ағылшын тілінде кәсіби іскерлік хат жазу үшін сізге 'Dear [Name],' сияқты сәлемдесу, 'I am writing to inquire about...' секілді бастау және 'I look forward to hearing from you' тәрізді қоштасу фразалары қажет. Бұл негізгі тіркестерді меңгеру іскерлік хат-хабарларыңыздың түсінікті, сыпайы және тиімді болуы үшін өте маңызды.
Іскерлік қарым-қатынас әлемінде, әсіресе ағылшын тілі ана тіліңіз болмаған кезде, қиындықтар туындауы мүмкін. Дұрыс таңдалған сөздер сіздің хабарыңызды жеткізіп қана қоймай, сонымен қатар сіздің кәсібилігіңізді көрсетіп, әріптестермен, клиенттермен және серіктестермен жақсы қарым-қатынас орнатуға көмектеседі. Дұрыс үн мен құрылымды сақтау өте маңызды, және мұның бәрі ағылшын тілінде кәсіби іскерлік email жазу үшін қажетті негізгі фразаларды білуден басталады. Бұл нұсқаулық сізге email-дің әр бөліміне, сәлемдесуден бастап қол қоюға дейін, қажетті негізгі фразаларды үйретеді.
Іскерлік email-ді сәлемдесуден қалай дұрыс бастау керек?
Сіздің сәлемдесуіңіз (salutation) бүкіл email-дің үнін анықтайды. Оның қаншалықты ресми болатыны хат алушымен қарым-қатынасыңызға байланысты. Егер күмәндансаңыз, ресми стильді таңдаған әрқашан қауіпсіз.
Ресми хатты қалай бастаған жөн?
Егер сіз танымайтын адамға, жоғары лауазымды әріптеске немесе жаңа клиентке жазсаңыз, ресми сәлемдесуді және олардың тегін қолданыңыз.
- Dear Mr. Smith, (Құрметті Смит мырза,)
- Dear Ms. Jones, (Әйел адамдар үшін 'Ms.' қолданыңыз, егер олар 'Mrs.' немесе 'Miss' деп атауды қалайтынын нақты білмесеңіз.)
- Dear Dr. Evans, (Мүмкіндігінше кәсіби атақтарды қолданыңыз.)
Хатты алушының аты-жөні белгісіз болса не істеу керек?
Кейде жалпы бөлімге немесе белгісіз адамға хат жазу қажет болуы мүмкін. Мұндай жағдайларда құрметке толы, жалпылама сәлемдесуді қолданыңыз.
- Dear Hiring Manager, (Құрметті жұмысқа қабылдау менеджері,)
- Dear Customer Support Team, (Құрметті клиенттерге қолдау көрсету тобы,)
- To whom it may concern, (Бұл өте ресми және әдетте алушы туралы ешқандай ақпарат болмаған кезде қолданылады.)
Бейресми сәлемдесуді қашан қолдануға болады?
Егер сіз хат алушымен бұрыннан таныс, достық қарым-қатынаста болсаңыз, жартылай ресми немесе бейресми сәлемдесуді қолдануға болады.
- Hi Sarah,
- Hello David,
- Good morning,
Email-дің негізгі бөлігінде қандай маңызды ағылшынша фразаларды қолдану керек?
Сәлемдесуден кейін, бірінші сөйлемде email жазудағы негізгі мақсатыңызды нақты көрсетуіңіз керек. Содан кейін email-дің негізгі бөлігінде қажетті мәліметтерді келтіресіз. Төменде мақсатына қарай топтастырылған негізгі фразалар берілген.
Хат жазу мақсатын білдіретін фразалар
- I am writing to inquire about... (Мен ... туралы білу мақсатында жазып отырмын.)
- I am writing in reference to... (Мен ... қатысты жазып отырмын.)
- I am writing to follow up on our conversation about... (Мен ... туралы әңгімеміздің жалғасы ретінде жазып отырмын.)
- This is just a quick note to inform you that... (Бұл сізге ... туралы хабарлау үшін жазылған қысқаша хат.)
Өтініш білдіруге арналған фразалар
Бірдеңе сұраған кезде сыпайылық өте маңызды. Тікелей бұйрық берудің орнына "could you" сияқты фразаларды қолданған әлдеқайда жақсы.
- Could you please send me the report? (Есепті жібере аласыз ба?)
- I would be grateful if you could look into this matter. (Осы мәселені қарастырсаңыз, риза болар едім.)
- Would it be possible to schedule a meeting for next week? (Келесі аптаға кездесу белгілеуге бола ма?)
Файл тіркеуге арналған фразалар
Алушы назарынан тыс қалдырмас үшін файл тіркегеніңізді нақты көрсетіңіз.
- Please find the document attached. (Тіркелген құжатты осы хаттан таба аласыз.)
- I have attached the presentation for your review. (Сіздің қарауыңыз үшін презентацияны тіркедім.)
- For your reference, I've attached the meeting agenda. (Анықтама үшін кездесудің күн тәртібін тіркедім.)
Іскерлік хатты қалай дұрыс аяқтауға болады?
Сіздің email-іңіздің соңында келесі қадамдар немесе күтілетін нәтиже қорытындылануы керек. Бұл бөлім әрекетке шақыруды, қоштасу сөзін және сіздің қолыңызды қамтиды.
Әрекетке шақыруды (call to action) қалай тиімді жазу керек?
Әрекетке шақыру алушыға келесіде не істеу керектігін білдіреді. Ашық және нақты, бірақ сыпайы болыңыз.
- Please let me know if this is a suitable time. (Бұл уақыт ыңғайлы ма, маған хабарлаңызшы.)
- I look forward to your feedback. (Сіздің пікіріңізді күтемін.)
- Please review the attached document by Friday. (Тіркелген құжатты жұмаға дейін қарап шығуыңызды сұраймын.)
Қоштасу үшін қандай фразаларды қолданған дұрыс?
Сәлемдесу сияқты, қоштасу фразасы да ресмилік деңгейіне байланысты. Міне, ең жиі кездесетін нұсқалар:
- Ресми:
- Sincerely, (Шын жүректен,)
- Yours faithfully, (Егер хатты "Dear Sir/Madam" деп бастасаңыз қолданылады)
- Respectfully, (Құрметпен,)
- Стандартты/Жартылай ресми:
- Best regards, (Ізгі тілектермен,)
- Kind regards, (Жылы лебізбен,)
- Thank you, (Рақмет,)
Соңында толық аты-жөніңіз, лауазымыңыз және компанияңыз көрсетілген кәсіби қолыңызбен аяқтаңыз.
Осы ағылшын тілінде іскерлік email жазуға арналған негізгі фразаларды меңгеру арқылы сіз тек тиімді қарым-қатынас жасап қана қоймай, сонымен қатар барлық іскерлік хат-хабарларыңызда біліктілік пен кәсібилік келбетін көрсете аласыз.
Жиі Қойылатын Сұрақтар (ЖҚС)
Email-де неғұрлым сыпайы көріну үшін не істеу керек?
Сыпайы болу үшін жанама сұрақтар мен жұмсақ тіркестерді қолданыңыз. Мысалы, "I need the report" (Маған есеп керек) деудің орнына, "Would it be possible for you to send me the report?" (Есепті жіберуіңізге мүмкіндік бар ма?) деп көріңіз. "I was wondering if..." (Мен ... білгім келген еді) және "I would appreciate it if..." (Егер ... риза болар едім) сияқты фразалар да сыпайылық қосады.
Кәсіби email үшін жақсы тақырып қандай болуы керек?
Жақсы тақырып – анық, қысқа және мазмұнды. Ол алушыға email-дің не туралы екенін бірден түсіндіруі керек. Мысалдар: "Meeting Follow-Up: Project Phoenix" (Кездесу қорытындысы: "Феникс" жобасы), "Inquiry about Your Services" (Сіздің қызметтеріңіз туралы сұрау), немесе "Invoice [Number] Attached" (Шот-фактура [Нөмірі] тіркелді).
'CC' және 'BCC' функцияларын қашан қолданған жөн?
'CC' (Carbon Copy - Көшірме) функциясын email-ден хабардар болуы керек, бірақ оған жауап беруі міндетті емес адамдарды қосу үшін пайдаланыңыз. 'BCC' (Blind Carbon Copy - Жасырын көшірме) функциясын басқа алушылар білместен біреуді қосу үшін қолданыңыз. 'BCC' көбінесе құпиялылықты сақтау үшін немесе бір-бірін танымайтын үлкен тізімге email жібергенде қолданылады.
Егер хатыма жауап келмесе, қалай еске салған дұрыс?
Жауап күтпес бұрын бірнеше жұмыс күнін күтіңіз. Еске салғанда сыпайы әрі қысқа болыңыз. Бастапқы email-іңізді қайта жіберіп, үстіне қысқаша жазба қосуға болады, мысалы: "Hi [Name], just following up on my previous email. Please let me know if you've had a chance to review it. Thanks!" (Сәлем [Аты], алдыңғы хатыма қатысты еске салып жатырмын. Оны қарап шығуға уақытыңыз болды ма, хабарлаңызшы. Рақмет!).
Іскерлік хатта эмодзи (смайлик) қолдануға бола ма?
Жалпы ереже бойынша, ресми іскерлік қарым-қатынаста, әсіресе жаңа таныстармен немесе клиенттермен эмодзи қолданудан аулақ болыңыз. Олар кәсіби емес болып көрінуі мүмкін. Алайда, егер әріптесіңізбен бұрыннан қалыптасқан, бейресми қарым-қатынаста болсаңыз, компанияңыздың мәдениетіне байланысты қарапайым күлімсіреген смайлик қолдануға болады.