Ағылшын тілінде кәсіби іскерлік email жазу үшін алдымен тақырыпты анық әрі нақты көрсетіп, ресми амандасу сөзінен бастаңыз, алғашқы сөйлемде жазу мақсатыңызды қысқаша баяндап, соңында сыпайы қоштасу сөзі мен кәсіби қолтаңбаңызды қалдырыңыз. Іскерлік қарым-қатынаста оң әсер қалдыру үшін хаттың дұрыс рәсімделуі, құрметке негізделген сарын және мұқият тексеріп шығу аса маңызды.
Бүгінгі жаһандық жұмыс ортасында email – негізгі қарым-қатынас құралы. Ағылшын тілінде кәсіби іскерлік email жазуды білу – бұл жай ғана пайдалы дағды емес, бұл – қажеттілік. Сауатты жазылған хат алушының уақытын бағалайтыныңызды көрсетіп, сіздің кәсібилігіңізді айқындайды және клиентпен, әріптеспен немесе әлеуетті жұмыс берушімен байланыс орнатқанда мақсатыңызға жетуге көмектеседі. Бұл нұсқаулық кәсіби email этикетін меңгеруге көмектесетін негізгі компоненттерді, маңызды сөз тіркестерін және дайын үлгіні ұсынады.
Кәсіби іскерлік email-дің дұрыс құрылымы қандай болуы керек?
Айқын құрылым сіздің email-іңізді оқуға және түсінуге жеңіл етеді. Стандартты ресми email форматын ұстану хатыңыздың дұрыс қабылдануын қамтамасыз етеді. Әрбір кәсіби email осы бес негізгі элементтен тұруы керек.
Анық және нақты тақырып
Тақырып – алушының ең бірінші көретін нәрсесі. Ол қысқа әрі email мазмұнын дәл сипаттауы тиіс. «Сұрақ» немесе «Сәлем» сияқты жалпылама тақырыптар жиі еленбей қалады.
- Орнына: Meeting (Кездесу)
- Қолданыңыз: Marketing Strategy Meeting: Tuesday, 10 AM (Маркетинг стратегиясы бойынша кездесу: Сейсенбі, сағат 10:00)
- Орнына: Following up (Еске салу)
- Қолданыңыз: Following Up: Invoice #5821 (Еске салу: Шот-фактура №5821)
Ресми амандасу (сәлемдесу)
Email-ді қалай бастайтыныңыз оның жалпы сарынын анықтайды. Алғаш рет хат жазып тұрсаңыз немесе ресми жағдайда, әрқашан сыпайы сәлемдесу сөзін, содан кейін алушының тегін қолданыңыз.
- Өте ресми: Dear Mr. Smith,, Dear Ms. Jones,, Dear Dr. Chen, (Құрметті Смит мырза, Құрметті Джонс ханым, Құрметті Чен доктор)
- Сәл еркіндеу (егер таныс болсаңыз): Hi Jane,, Hello Tom, (Сәлем, Джейн; Сәлеметсіз бе, Том)
Қысқа әрі мақсатты негізгі бөлім
Email-дің негізгі бөлімі түсінікті әрі оқуға оңай болуы керек.
- Басталуы: Не үшін жазып отырғаныңызды айтудан бастаңыз. (Мысалы, "I am writing to inquire about..." – «Мен ... туралы білгім келіп жазып отырмын»)
- Толық ақпарат: Келесі абзацта қажетті контекст, қосымша ақпарат немесе мәліметтерді беріңіз. Көлемді мәтінді бөлу үшін қысқа абзацтар мен таңбаланған тізімдерді қолданыңыз.
- Әрекетке шақыру: Соңында алушының не істеу керектігін нақты көрсетіңіз. (Мысалы, "Could you please review the attached document by Friday?" – «Тіркелген құжатты жұмаға дейін қарап шыға аласыз ба?»)
Кәсіби қоштасу сөзі
Email-ді сыпайы қоштасу сөзімен аяқтаңыз. Қоштасу сөзін таңдау алушымен қарым-қатынасыңызға байланысты.
- Ресми: Sincerely,, Yours faithfully, (Шын жүректен,)
- Стандартты іскерлік: Best regards,, Kind regards,, Thank you, (Ізгі ниетпен, Рақмет,)
Ақпараты толық қолтаңба
Қолтаңбаңызда негізгі байланыс ақпараты болуы керек. Толық аты-жөніңізді, лауазымыңызды, компанияңызды және телефон нөміріңізді немесе LinkedIn профиліңізге сілтемені қосыңыз.
Ағылшынша іскерлік email жазу үшін қандай дайын сөз тіркестерін қолдануға болады?
Дұрыс сөз тіркестерін қолдану анық және сыпайы іскерлік қарым-қатынас үшін өте маңызды. Төменде ағылшынша кәсіби іскерлік email жазу үшін әртүрлі жағдайларға арналған жиі қолданылатын сөз тіркестерінің тізімі берілген.
- Email-ді бастау үшін:
- I am writing in reference to... (Мен ... қатысты жазып отырмын)
- I am writing to inquire about/ask for... (Мен ... туралы сұрау/білу үшін жазып отырмын)
- Following up on our conversation earlier... (Бұрынғы әңгімеміздің жалғасы ретінде...)
- Thank you for your prompt reply. (Жедел жауабыңыз үшін рақмет)
- Өтініш жасау үшін:
- Could you please send me...? (... маған жібере аласыз ба?)
- I would be grateful if you could... (Егер сіз ... жасасаңыз, риза болар едім)
- Please let me know if this is possible. (Бұның мүмкін екенін хабарласаңыз екен)
- Құжаттарды тіркеу үшін:
- Please find the attached [document name]. (Тіркелген [құжат атауы] құжатын қараңыз)
- I have attached [document name] for your review. (Мен сізге қарап шығу үшін [құжат атауы] құжатын тіркедім)
- Кешірім сұрау үшін:
- Please accept my apologies for the delay. (Кешіктіргенім үшін кешірім өтінемін)
- I sincerely apologize for the misunderstanding. (Түсініспеушілік үшін шын жүректен кешірім сұраймын)
- Email-ді аяқтау үшін:
- I look forward to hearing from you. (Сізден жауап күтемін)
- Thank you for your time and consideration. (Уақытыңыз бен назарыңыз үшін рақмет)
- If you have any questions, please do not hesitate to contact me. (Сұрақтарыңыз болса, маған хабарласуға тартынбаңыз)
Қолдануға дайын кәсіби іскерлік email үлгісі
Міне, көптеген кәсіби жағдайларға бейімдеуге болатын қарапайым үлгі. Тек жақша ішіндегі мәтінді өз ақпаратыңызбен алмастырыңыз.
Subject: [Нақты жазыңыз: мысалы, Inquiry Regarding Project Phoenix Timeline / «Феникс» жобасының мерзіміне қатысты сұрау]
Dear [Mr./Ms./Dr. Last Name],
I am writing to you today to [state the main purpose of your email / email жазудағы негізгі мақсатыңызды көрсетіңіз].
[Provide the necessary details, context, or background information in one or two short paragraphs. If you need to include a lot of information, consider using bullet points. / Бір-екі қысқа абзацта қажетті мәліметтерді, контекстті немесе қосымша ақпаратты беріңіз. Егер көп ақпарат қосу қажет болса, таңбаланған тізімді қолданыңыз.]
Could you please [state your clear call to action / нақты әрекетке шақыруыңызды көрсетіңіз]? Let me know if you need any further information from my side.
Thank you for your time and assistance.
Best regards,
[Your Full Name / Толық аты-жөніңіз] [Your Job Title / Лауазымыңыз] [Your Company / Компанияңыз] [Your Phone Number / Телефон нөміріңіз] [Link to your LinkedIn Profile (Optional) / LinkedIn профиліңізге сілтеме (міндетті емес)]
Жиі қойылатын сұрақтар (ЖҚС)
CC және BCC функцияларын қалай дұрыс қолдану керек?
CC (Carbon Copy / Көшірме) ақпарат алуы керек, бірақ олардан жауап талап етілмейтін алушылар үшін қолданылады. BCC (Blind Carbon Copy / Жасырын көшірме) басқа алушылар білместен біреуге көшірме жіберу үшін пайдаланылады. Бір-бірін танымайтын адамдардың үлкен тобына email жібергенде, құпиялылықты сақтау үшін BCC қолданыңыз.
Егер жауап келмесе, еске салу хатын қанша уақыттан кейін жіберген жөн?
Еске салу хатын жібермес бұрын, ақылға қонымды уақыт күтіңіз. Әдетте 2-3 жұмыс күнін күткен дұрыс. Сыпайы түрде жазылған еске салу хаты сіздің мәселеге әлі де қызығушылық танытып отырғаныңызды көрсетеді.
Іскерлік хатта эмодзи немесе леп белгісін қолдануға бола ма?
Өте ресми іскерлік хат алмасуда эмодзилерді, шамадан тыс леп белгілерін және бейресми тілді (сленг немесе қысқартылған сөздер) қолданбаған жөн. Дегенмен, жақсы танитын әріптестермен ішкі хат алмасуда достық қарым-қатынасты білдіру үшін бір эмодзи немесе леп белгісін қолдануға болады.
Кәсіби email үшін қандай қаріпті (шрифт) таңдаған дұрыс?
Arial, Calibri, Helvetica немесе Times New Roman сияқты стандартты, оқуға оңай қаріптерді таңдаңыз. Стандартты қаріп өлшемін (10-12 пт) қолданыңыз және бірнеше түсті немесе сәнді стильдерді пайдаланбаңыз.